Апостиль документів для іноземних держав – це проставлення спеціального штампу на офіційних документах (від органів судової влади України, органів прокуратури України, органів юстиції, на адміністративних документах, на документах про освіту, на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами, на офіційних свідоцтвах), який засвідчує справжність підпису особи під документом і автентичність відбитку печатки або штампа, якими скріплено відповідний документ, створеного в одній державі та підлягають передачі до іншої держави, що замінює процедуру консульської легалізації.

Апостиль проставляється для всіх країн-учасниць “Гаазької Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів від 05.10.1961 року”, Україна офіційно з 22.12.2003 року.

Документи, засвідчені апостилем в одній із держав-учасниць Конвенції, повинні прийматися в іншій державі-учасниці Конвенції без будь-яких обмежень.

Апостиль проставляється:

• на офіційних документах, що виходять від судів України;
• на офіційних документах, що виходять від органів юстиції, державних архівних установ, органів виконання покарань та пробації;
• на офіційних документах, виданих Міністерством освіти і науки України, центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів через Міністра освіти і науки України, їх територіальними органами, закладами освіти, підприємствами, установами і організаціями, які надають послуги у сфері освіти і науки або провадять іншу діяльність, пов’язану з наданням таких послуг;
• на офіційних документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;
• на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів;
• на офіційних документах, що видаються Міністерством внутрішніх справ України, його територіальними органами з надання сервісних послуг та відокремленими пунктами реєстрації кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг – акредитованого центру сертифікації ключів Міністерства внутрішніх справ України;
• на офіційних документах, що видаються Державною міграційною службою України, її територіальними органами та територіальними підрозділами, що стосуються сфери міграції (імміграції та еміграції), у тому числі протидії нелегальній (незаконній) міграції, громадянства, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів;
• на офіційних документах, що видаються Державною податковою службою України та її територіальними органами;
• на інших офіційних документах.

Відповідно до Наказу Міністерства закордонних справ, Міністерства внутрішніх справ, Міністерства освіти і науки, Міністерства фінансів та Міністерство юстиції № 125/209/293/139/999/5 від 17 березня 2023 року “Про затвердження Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав”.

Проставлення одного апостилю.

Апостиль на документах ставиться для країн, які є учасницями Гаазької конвенції з боку України. Для такої легалізації документів необхідно проставити апостиль.

Список країн, які вимагають апостиль відповідно до Гаазької конвенції:

* Апостиль не ставиться для країн, що застосовують Мінську конвенцію.

** Апостиль не ставиться для країн, що уклали з Україною двосторонній договір про правову допомогу у цивільних, сімейних і кримінальних справах.

Подвійний апостиль.

Легалізація документів для деяких країн вимагає проставлення на документах подвійного апостиля, тобто проставлення першого апостилю на оригіналі або на нотаріально завіреній копії документа, після чого виконується нотаріально завірений переклад, а другий апостиль ставитися на завірений нотаріусом переклад.

Країни, які можуть вимагають проставлення подвійного апостилю:

Країни, які можуть вимагати апостиль + акредитований або присяжний переклад з консульською печаткою:

Апостиль не ставиться між Україною та деякими країнами, між якими підписані окремі двосторонні договори, що дозволяє використовувати документи тільки з нотаріальним перекладом без апостиля.

Апостиль не ставиться для країни, що застосовують Мінську конвенцію, а саме:

Апостиль не ставиться для країн, що уклали з Україною двосторонній договір про правову допомогу у цивільних, сімейних і кримінальних справах, а саме:

Апостиль для Канади і Китаю.

З 11 січня 2024 року Канада приєдналася до конвенції про апостиль й переходить на використання апостилю замість багатоступінчастої процедури консульської легалізації для документів, виданих та наданих або призначених для використання у Канаді. Це дозволить спростити процес обміну документами між Канадою та іншими державами, знизити бюрократичну структуру та підвищити ефективність.

З 07 листопада 2023 року весь Китай (раніше було тільки для Гонконгу та Макао) приєднався до конвенції про апостиль й переходить на використання апостилю.

Гаазька конвенція 1961 року, що скасовує вимогу легалізації, засвідчення автентичності іноземних офіційних документів – є важливим міжнародним договором із найширшою сферою застосування та найбільшою кількістю підписантів у рамках Гаазької конференції з міжнародного приватного права. Має на меті спростити процедури транскордонного обігу публічних документів і зробити легалізацію документів більш зручною. Апостиль замінює традиційну консульську легалізацію та сприяє міжнародному економічному, торговому та кадровому обміну.

Відповідно до статті 3 Гаазької конвенції, єдиною формальною процедурою, яка може вимагатися для посвідчення автентичності підпису, ролі особи, що підписала документ, та у відповідному випадку автентичності відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ, є проставлення апостиля компетентним органом держави, в якій документ був складений.

Апостиль проставляється на наступних документах:

• На офіційних документах, що виходять від судів України;
• На офіційних документах, що виходять від органів юстиції, державних архівних установ, органів виконання покарань та пробації;
• На офіційних документах, виданих Міністерством освіти і науки України, центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів через Міністра освіти і науки України, їх територіальними органами, закладами освіти, підприємствами, установами і організаціями, які надають послуги у сфері освіти і науки або провадять іншу діяльність, пов’язану з наданням таких послуг;
• На офіційних документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;
• На офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів;
• На офіційних документах, що видаються Міністерством внутрішніх справ України, його територіальними органами з надання сервісних послуг та відокремленими пунктами реєстрації кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг – акредитованого центру сертифікації ключів Міністерства внутрішніх справ України;
• На офіційних документах, що видаються Державною міграційною службою України, її територіальними органами та територіальними підрозділами, що стосуються сфери міграції (імміграції та еміграції), у тому числі протидії нелегальній (незаконній) міграції, громадянства, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів;
• На офіційних документах, що видаються Державною податковою службою України та її територіальними органами;
• На інших офіційних документах.

Відповідно до Наказу Міністерства закордонних справ, Міністерства внутрішніх справ, Міністерства освіти і науки, Міністерства фінансів та Міністерство юстиції № 125/209/293/139/999/5 від 17 березня 2023 року “Про затвердження Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав”.

Проставлення апостилю на документах, які видані державними органами, навчальними закладами, підприємствами, установами організаціями і приватними нотаріусами:

• апостиль на документах про освіту або вчені ступені, видані навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями: атестат, свідоцтво про закінчення школи, диплом і додаток до диплому, довідки, архівні довідки, навчальні плани, навчальні програми та витяги з них, свідоцтво про підвищення кваліфікації та інші, сертифікати і посвідчення про підвищення кваліфікації, дипломи про присвоєння вчених звань тощо;
• апостиль на довідку про несудимість, довідка з місця проживання, довідка про стан здоров’я;
• апостиль на документи, видані органами РАГС: апостиль на свідоцтво про шлюб, свідоцтво про народження, свідоцтво про розлучення та інші документи;
• апостиль на документи, які засвідчені державними чи приватними нотаріусами: заяви, доручення, аффідевіти, договір купівлі-продажу та інші документи.

Проставлення апостилю на юридичні документи:

• витяги та виписки з єдиного державного реєстру України по компанії, підприємству чи по фізичній особі-підприємцю;
• витяги з державної податкової служби України по компанії, підприємству чи по фізичній особі-підприємцю;
• довіреності, статути, протоколи, рішення, накази та інші документи по компанії, підприємству чи по фізичній особі-підприємцю.

Апостиль не проставляється на наступних оригіналах (звичайних копіях та фотокопіях) документів:

• Документи й акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян;
• Паспорти, військових квитках, трудових книжках;
• Документи, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України чи її спеціальний статус;
• На дозволі на носіння зброї, на свідоцтві про реєстрацію транспортного засобу, на технічному паспорті;
• На посвідчені водія, посвідчені особи та інших посвідченнях, що оформлюються відповідно до законодавства України;
• На нормативно-правових актах, на роз’ясненнях та правових висновках щодо їх застосування, на документах, що мають характер листування;
• Документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень;
• Документи, оформлені в закордонних дипломатичних установах.

Всі вищезазначені документи, можуть бути прийняті для проставлення апостиля у вигляді копій (фотокопій), засвідчених у нотаріальному порядку.

Державні органи України, які проставляють апостиль на документи:

• Міністерство освіти і науки – на офіційних документах, виданих Міністерством освіти і науки, центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра освіти і науки, їх територіальними органами, закладами освіти, підприємствами, установами і організаціями, які надають послуги у сфері освіти і науки або провадять іншу діяльність, пов’язану з наданням таких послуг (напр.: диплом про вищу освіту);
• Міністерство юстиції – на документах, що видаються органами юстиції, судами, державними архівними установами, органами виконання покарань та пробації; а також на документах, що оформляються нотаріусами України (напр.: судове рішення);
• Міністерство закордонних справ – на всіх інших видах документів;
• Міністерство внутрішніх справ – на документах, що видаються Міністерством внутрішніх справ та його територіальними органами з надання сервісних послуг, крім документів, що стосуються сфери освіти та науки (напр.: довідка про несудимість);
• Державна міграційна служба – на документах, що видаються Державною міграційною службою, її територіальними органами та територіальними підрозділами, що стосуються сфери міграції (імміграції та еміграції), у тому числі протидії нелегальній (незаконній) міграції, громадянства, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів (напр.: довідка про реєстрацію особи громадянином України);
• Державна податкова служба України – на документах, що видаються Державною податковою службою та її територіальними органами (напр.: довідка податкового резидента України).

Відповідно до Постанови КМУ від 27.05.2022 №631 «Про внесення змін до пункту 1 постанови КМУ від 18.01.2003 р. №61».